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Lagerverwaltungs-Systeme bei laufendem Betrieb austauschen: So geht´s

Ein Gastbeitrag von Herbert Neuhaus, Senior-Berater der Wanko Informationslogistik GmbH

Arbeitsabläufe ändern, Strukturen anpassen, die gesamte Steuerungs-Software in der Lagerlogistik umstellen und gleichzeitig neue Bediengeräte einführen: Projekte mit derartigen Auswirkungen bergen hohe Risiken und treiben den Verantwortlichen Schweißperlen auf die Stirn. Dies gilt umso mehr, weil funktionierende IT-Lösungen die Qualität der Logistik bestimmen und damit Kundenbindung und Marktanteile beeinflussen. Vor diesem Hintergrund haben Projekte zum Implementieren oder Reorganisieren von Lagerverwaltungssystemen (LVS) eine große strategische Bedeutung.

Ist-Zustand auf dem Prüfstand

Die Steuerung eines solchen Projektes sollte von einem abteilungsübergreifenden Projektteam übernommen werden, damit alle Beteiligten in den Prozess einbezogen werden. Im ersten Schritt wird der Ist–Zustand der Lagerlogistik analysiert und auf den Prüfstand gestellt. Diese Bestandsaufnahme dient dem anschließenden Definieren und Dokumentieren des Soll-Zustands in einem Pflichtenheft, was entweder noch vor der Auswahl eines Systemanbieters, oder gemeinsam mit diesem erfolgt.

Hat man den Soll-Zustand klar vor Augen, muss der Terminplan mit realistischen Meilensteinen, definierten Arbeitspaketen und einer klaren Zuordnung von Verantwortlichkeiten erstellt werden. Gleiches gilt für die Sicherstellung eines vorausschauenden Projektcontrollings. Wesentlicher Bestandteil der Projektsteuerung ist die Kontrolle der terminlichen und damit auch kostenmäßigen Auswirkungen, sobald sich geänderte Anforderungen und Wünsche ergeben. Eine enge, vertrauensvolle Abstimmung zwischen Anwender und dem Systemanbieter ist während des gesamten Projektes unabdingbar.

Außerordentlicher Stress

Das Befolgen dieser Regeln ist jedoch kein Garant dafür, dass der Zeit- und Kostenrahmen von LVS-Projekten eingehalten wird. In der Praxis kommt es in vielen Fällen zu nachträglichen Anpassungen der Budgets, die zum Teil wesentlich überschritten werden. Zu den Hauptursachen zählt, dass die Umstellung aller Prozessschritte an einem einzigen Stichtag oder an nur wenigen Stichtagen erfolgen soll.

Zu diesem Stichtag müssen die Arbeitsprozesse des Soll-Zustandes und dessen IT–gestützte Abbildung im LVS ad hoc funktionieren, ohne die geforderte Tagesleistung zu gefährden. Ab diesem Tag treten allerdings auch alle Probleme auf, die im Tagesgeschäft entlang der gesamten Prozesskette der Lagerlogistik auftreten können. Diese müssen umgehend gelöst werden, damit die Tagesleistung erbracht werden kann. Zu den vorherrschenden Effekten dieser Integrationsweise zählen außerordentliches Stresserleben bei allen Beteiligten, zahlreiche Überstunden und freiwillige und verordnende Urlaubssperren.

Entkoppelte Phasen

Die Lösung besteht in einer phasenversetzten Integration des LVS entlang der logistischen Prozesse. Beim Integrieren des neuen LVS werden das Sollsystem und der Sollablauf voneinander entkoppelt. Dieses Entkoppeln wird durch den Übergangsablauf realisiert, der vom Istzustand zum Sollzustand führt. Der Übergangsablauf entkoppelt das Sollsystem vom Sollablauf und ermöglicht ein integriertes Nebeneinander von Sollsystem und Ist-Ablauf. Für die Arbeitsorganisation der einzelnen Prozessschritte bedeutet dieses Nebeneinander einen fließenden Übergang hin zum Sollablauf entlang der logistischen Funktionsbereiche. Der Wareneingang, das Nachsetzen der Waren, die Kommissionierung und die Warenbereitstellung werden in zeitlich versetzten Phasen auf die neuen Arbeitsprozesse gehoben.

An dieser Stelle öffnet sich das Tor zur Evaluation: Denn bei den einzelnen logistischen Prozessen können jetzt die im Pflichtenheft definierten Prozessschritte Stück für Stück in der praktischen Anwendung auf ihre Wirksamkeit überprüft werden. Sobald die Arbeitsschritte und der Datentransfer zwischen LVS und ERP reibungslos funktionieren, wird der jeweils nächste Integrationsschritt vollzogen.

Höhere Budget-Sicherheit

Durch die phasenversetzte Integration ergeben sich viele Vorteile: Vor allem kann das Projektteam gelassen der Realisierung des LVS-Projektes entgegensehen, da die Gefahr des Scheiterns ausgeschlossen wird. Außerdem können die eventuell erforderlichen kundenspezifischen Softwareanpassungen während der Integration anhand der tatsächlichen Gegebenheiten überprüft und bestätigt werden. Bei auftretenden Problemen kann rechtzeitig nachjustiert werden.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der phasenversetzten Integration liegt in der höheren Budget-Sicherheit. Zeit- und Kostenrahmen werden mit dieser Methode fast immer eingehalten. Zudem kann der Datenaustausch zwischen den einzelnen Systemen während der einzelnen, zeitlich getrennten Prozessphasen kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert werden. Schließlich entlastet das phasenversetzte Vorgehen die Mitarbeiter, die alle neuen Funktionalitäten und die ungewohnte Technik stressfrei erlernen können.

Optimaler Soll-Zustand

Fazit: Das von der Wanko Informationslogistik entwickelte Phasenmodell für das LVS-Pramag entschärft die Risiken von anspruchsvollen Software-Projekten in der Lagerlogistik. Mit dem integrierten Management-Informations-System „LVS-MIS“ lässt sich zudem mit aktuellen Daten der optimale Soll-Zustand errechnen und umsetzen. Mit Hilfe der integrierten Datenanalysen kann der Anwender auch hochkomplexe Lagerstrukturen in einem optimalen Rahmen steuern. Damit wird der optimierte Soll-Ablauf permanent gewährleistet, statt diesen im 10-Jahres-Rhythmus aufwändig zu erneuern.

Die Integration eines Lagerverwaltungssystems im Phasenmodell hat wesentliche Vorteile:

  • Reduzieren des Projektrisikos auf ein absolutes Minimum
  • Einhalten lieferbedingter Restriktionen auch während der Umstellung
  • Systemische Evaluation der Wirksamkeit des LVS während der Integration
  • Minimierter Stress für alle beteiligten Akteure

Das Phasenmodell sieht folgende Stufen vor:

 1. Phase / Planungsstadium

  • Analysen mit Daten aus dem WWS im LVS-MIS
  • Fixieren des optimalen Soll–Zustands
  • Erstellen des Pflichtenhefts

 2. Phase / fließende Umstellung

  • Installation des LVS und Nutzung des Systems im Rahmen der Ist–Prozesse im Soll-Zustand
  • Staplerfahrer werden bereits mit MDEs ausgestattet

3. Phase / Umsetzung Sollablauf

  • Umstellung aller Tätigkeiten auf beleglose Kommunikation (MDEs)

4. Phase / volle Integration

  • Inventur und damit Bestandshoheit des LVS

5. Phase / permanente Analyse

  • Datenanalysen per Management Information System (LVS-MIS) und damit die permanente Kontrolle der optimierten Lager Soll-Struktur

6. Phase / permanente Optimierung

  • Justierung der optimalen Soll-Struktur und Soll-Prozesse mit Unterstützung der LVS-MIS Funktionalitäten

Künstliche Intelligenz bietet Logistikdienstleistern großes Optimierungspotenzial und deutliche Wettbewerbsvorteile

Ein Gastbeitrag von Richard Lessau, Geschäftsführer der Heureka Business Solutions GmbH

Ohne Frage: Die Logistikbranche ist hart umkämpft. Vor diesem Hintergrund ist die Sicherung von Wettbewerbsvorteilen ein zentrales Thema im Kreise von Entscheidern. Aktuell wird die Integration von künstlicher Intelligenz als Wettbewerbsvorteil diskutiert. Künstliche Intelligenz ist ein Dach-Begriff für komplexe Prozesse und Denkaufgaben, die nicht mehr von einem Menschen, sondern von einem Programm – dem Algorithmus – durchgeführt werden sollen. Die künstliche Intelligenz verbindet nicht nur drei oder vier verschiedene Faktoren, um ein Ergebnis zu erzielen, sondern berücksichtigt hunderte Faktoren. Entscheidungen werden nicht mehr nur ausgerechnet, sondern vorher simuliert - und das in Sekunden.

Autonom reagieren

Der Algorithmus soll dabei so intelligent sein, dass autonom auf Veränderungen reagiert werden kann, um Aufträge abzuwickeln. Die Abwicklung dieser Komplexität ist heute kostenintensiver als jemals zuvor, genau deshalb versprechen sich Logistiker aller Couleur ein hohes Potenzial durch Künstliche Intelligenz. Denn hier wird auf die Nachkommastelle vom Cent verhandelt.

Geklärt werden muss, was künstliche Intelligenz eigentlich ist. Schnell findet man sich sonst in Science-Fiction- und Hollywood-Szenarien wieder. Künstliche Intelligenz soll es ermöglichen, sehr komplexe Denkaufgaben sehr schnell zu lösen, und das zu jedem Zeitpunkt. Das bedeutet, dass mit jeder neuen Information, mit jeder neuen Palettenbewegung oder Auftragseinlastung, die gesamte Logistikkette neu bewertet wird. Ziel dabei ist es, den optimalen Materialfluss zu identifizieren und Abwicklungsaufgaben so zu definieren, dass die Durchlaufzeit reduziert, die operative Performance erhöht und der Aufwand im mittleren Management verringert werden. Dadurch entsteht ein deutlicher Wettbewerbsvorteil.

Sinkender Aufwand

Bei Änderungen der Planwerte oder durch neue Informationen wie zum Beispiel Auftragseingänge oder unerwartete Störungen definiert die künstliche Intelligenz dann eigenständig, was zu tun ist. Denn im Hintergrund werden in jeder Sekunde Millionen an verschiedenen Simulationen durchgeführt, um das jeweils beste Szenario eigenständig zu identifizieren – ganz ohne Bauchgefühl. Kein Mensch könnte das in gleicher Zeit leisten.

Künstliche Intelligenz entscheidet, welche Aufträge in welcher Reihenfolge von welchen Mitarbeitern abgewickelt werden sollen, um die Performance so hoch als möglich zu halten. Gleiches gilt für das Disponieren und Optimieren von LKW-Touren. Dabei muss von der IT Abteilung nicht konsequent eine Software entwickelt und angepasst werden, sondern die künstliche Intelligenz lernt selbst, wie was zu jedem Zeitpunkt am besten funktionieren kann und soll. Dadurch steigt die Performance in der operativen Abteilung und die Aufwände im mittleren Management sinken.

Hohe Erwartungen

Die Erwartungshaltung an die neue Art der Auftragsabwicklung ist sehr hoch. Das liegt unter anderem daran, dass sich Begriffe wie Industrie 4.0 oder Digitalisierung in die gelebte Welt eingeschlichen haben. Ein weiterer Grund ist, dass sich die Erwartungen der Endkunde verändert haben. Die Konsequenzen dieser Änderung sind eine steigende Artikelvielfalt, sinkende Losgrößen und dynamische Auftrags-Strukturen. Dadurch wird die einfache Methode der Mischkalkulation in der Logistikbranche zunehmend schwierig. Künstliche Intelligenz bietet genau hier einen Ausweg, indem eine transparente Kostenkontrolle je Auftrag ermöglicht wird. Abweichungen, Trends und Indikatoren zur Wirtschaftlichkeit werden genutzt, um frühzeitig agieren zu können. Durch das „Prediction-Verfahren“, also die Voraussage der Zukunft, müssen mögliche Brände nicht mehr gelöscht werden müssen, da man sie noch vor ihrem Entstehen identifizieren kann. Das bedeutet auch, dass der Mensch durch die künstliche Intelligenz nicht ersetzt, sondern vielmehr unterstützt wird.

Kontraktlogistiker wie die Simon Hegele Gruppe, Loxxess aber auch Produzenten wie Viessmann oder Siemens nutzen schon heute die Vorteile von künstlicher Intelligenz, um Logistikaufgaben mit höherer Performance und Effektivität steuern zu können. Dabei setzen die Unternehmen auf Lösungen der Heureka Business Solutions GmbH. Dieses Unternehmen hat sich früh auf den Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Logistik spezialisiert und bietet eine eigenentwickelte Lösung.

Gewohnte Bedienerführung

Beim Fulfillment Dienstleister Loxxess werden seit Jahren komplexe E-Commerce Prozesse abgewickelt, wobei das weitergehende Optimieren der intralogistischen Aufgaben nun von der KI-Lösung von Heureka übernommen wird. Die künstliche Intelligenz dockt sich dabei über eine Schnittstelle an das Loxxess eigene Lagerverwaltungssystem. Damit bleibt die hochwertige und gewohnte Bedienerführung im hauseigenen Standard und die Optimierung findet im Hintergrund statt. Die Partnerschaft zwischen Loxxess und Heureka wurde im Rahmen der diesjährigen Logistikmesse LogiMAT mit dem Preis „Bestes Produkt“ ausgezeichnet.

Die Simon Hegele Gruppe setzt bereits seit 2016 die Optimierungssoftware LOS ein. Hier schätzt man die hohe Planungsgeschwindigkeit, um Optimierungsmaßnahmen für den jeweiligen Kunden zu identifizieren. Zudem bietet die direkte Materialfluss-Steuerung eine sehr hohe Transparenz über die Warenströme. Dadurch schöpft der Kontraktlogistiker deutliche Wettbewerbsvorteile und gibt diese an seine Kunden weiter.