Kategorie Archive: IT & Telematik

Lagerverwaltungs-Systeme bei laufendem Betrieb austauschen: So geht´s

Ein Gastbeitrag von Herbert Neuhaus, Senior-Berater der Wanko Informationslogistik GmbH

Arbeitsabläufe ändern, Strukturen anpassen, die gesamte Steuerungs-Software in der Lagerlogistik umstellen und gleichzeitig neue Bediengeräte einführen: Projekte mit derartigen Auswirkungen bergen hohe Risiken und treiben den Verantwortlichen Schweißperlen auf die Stirn. Dies gilt umso mehr, weil funktionierende IT-Lösungen die Qualität der Logistik bestimmen und damit Kundenbindung und Marktanteile beeinflussen. Vor diesem Hintergrund haben Projekte zum Implementieren oder Reorganisieren von Lagerverwaltungssystemen (LVS) eine große strategische Bedeutung.

Ist-Zustand auf dem Prüfstand

Die Steuerung eines solchen Projektes sollte von einem abteilungsübergreifenden Projektteam übernommen werden, damit alle Beteiligten in den Prozess einbezogen werden. Im ersten Schritt wird der Ist–Zustand der Lagerlogistik analysiert und auf den Prüfstand gestellt. Diese Bestandsaufnahme dient dem anschließenden Definieren und Dokumentieren des Soll-Zustands in einem Pflichtenheft, was entweder noch vor der Auswahl eines Systemanbieters, oder gemeinsam mit diesem erfolgt.

Hat man den Soll-Zustand klar vor Augen, muss der Terminplan mit realistischen Meilensteinen, definierten Arbeitspaketen und einer klaren Zuordnung von Verantwortlichkeiten erstellt werden. Gleiches gilt für die Sicherstellung eines vorausschauenden Projektcontrollings. Wesentlicher Bestandteil der Projektsteuerung ist die Kontrolle der terminlichen und damit auch kostenmäßigen Auswirkungen, sobald sich geänderte Anforderungen und Wünsche ergeben. Eine enge, vertrauensvolle Abstimmung zwischen Anwender und dem Systemanbieter ist während des gesamten Projektes unabdingbar.

Außerordentlicher Stress

Das Befolgen dieser Regeln ist jedoch kein Garant dafür, dass der Zeit- und Kostenrahmen von LVS-Projekten eingehalten wird. In der Praxis kommt es in vielen Fällen zu nachträglichen Anpassungen der Budgets, die zum Teil wesentlich überschritten werden. Zu den Hauptursachen zählt, dass die Umstellung aller Prozessschritte an einem einzigen Stichtag oder an nur wenigen Stichtagen erfolgen soll.

Zu diesem Stichtag müssen die Arbeitsprozesse des Soll-Zustandes und dessen IT–gestützte Abbildung im LVS ad hoc funktionieren, ohne die geforderte Tagesleistung zu gefährden. Ab diesem Tag treten allerdings auch alle Probleme auf, die im Tagesgeschäft entlang der gesamten Prozesskette der Lagerlogistik auftreten können. Diese müssen umgehend gelöst werden, damit die Tagesleistung erbracht werden kann. Zu den vorherrschenden Effekten dieser Integrationsweise zählen außerordentliches Stresserleben bei allen Beteiligten, zahlreiche Überstunden und freiwillige und verordnende Urlaubssperren.

Entkoppelte Phasen

Die Lösung besteht in einer phasenversetzten Integration des LVS entlang der logistischen Prozesse. Beim Integrieren des neuen LVS werden das Sollsystem und der Sollablauf voneinander entkoppelt. Dieses Entkoppeln wird durch den Übergangsablauf realisiert, der vom Istzustand zum Sollzustand führt. Der Übergangsablauf entkoppelt das Sollsystem vom Sollablauf und ermöglicht ein integriertes Nebeneinander von Sollsystem und Ist-Ablauf. Für die Arbeitsorganisation der einzelnen Prozessschritte bedeutet dieses Nebeneinander einen fließenden Übergang hin zum Sollablauf entlang der logistischen Funktionsbereiche. Der Wareneingang, das Nachsetzen der Waren, die Kommissionierung und die Warenbereitstellung werden in zeitlich versetzten Phasen auf die neuen Arbeitsprozesse gehoben.

An dieser Stelle öffnet sich das Tor zur Evaluation: Denn bei den einzelnen logistischen Prozessen können jetzt die im Pflichtenheft definierten Prozessschritte Stück für Stück in der praktischen Anwendung auf ihre Wirksamkeit überprüft werden. Sobald die Arbeitsschritte und der Datentransfer zwischen LVS und ERP reibungslos funktionieren, wird der jeweils nächste Integrationsschritt vollzogen.

Höhere Budget-Sicherheit

Durch die phasenversetzte Integration ergeben sich viele Vorteile: Vor allem kann das Projektteam gelassen der Realisierung des LVS-Projektes entgegensehen, da die Gefahr des Scheiterns ausgeschlossen wird. Außerdem können die eventuell erforderlichen kundenspezifischen Softwareanpassungen während der Integration anhand der tatsächlichen Gegebenheiten überprüft und bestätigt werden. Bei auftretenden Problemen kann rechtzeitig nachjustiert werden.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der phasenversetzten Integration liegt in der höheren Budget-Sicherheit. Zeit- und Kostenrahmen werden mit dieser Methode fast immer eingehalten. Zudem kann der Datenaustausch zwischen den einzelnen Systemen während der einzelnen, zeitlich getrennten Prozessphasen kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert werden. Schließlich entlastet das phasenversetzte Vorgehen die Mitarbeiter, die alle neuen Funktionalitäten und die ungewohnte Technik stressfrei erlernen können.

Optimaler Soll-Zustand

Fazit: Das von der Wanko Informationslogistik entwickelte Phasenmodell für das LVS-Pramag entschärft die Risiken von anspruchsvollen Software-Projekten in der Lagerlogistik. Mit dem integrierten Management-Informations-System „LVS-MIS“ lässt sich zudem mit aktuellen Daten der optimale Soll-Zustand errechnen und umsetzen. Mit Hilfe der integrierten Datenanalysen kann der Anwender auch hochkomplexe Lagerstrukturen in einem optimalen Rahmen steuern. Damit wird der optimierte Soll-Ablauf permanent gewährleistet, statt diesen im 10-Jahres-Rhythmus aufwändig zu erneuern.

Die Integration eines Lagerverwaltungssystems im Phasenmodell hat wesentliche Vorteile:

  • Reduzieren des Projektrisikos auf ein absolutes Minimum
  • Einhalten lieferbedingter Restriktionen auch während der Umstellung
  • Systemische Evaluation der Wirksamkeit des LVS während der Integration
  • Minimierter Stress für alle beteiligten Akteure

Das Phasenmodell sieht folgende Stufen vor:

 1. Phase / Planungsstadium

  • Analysen mit Daten aus dem WWS im LVS-MIS
  • Fixieren des optimalen Soll–Zustands
  • Erstellen des Pflichtenhefts

 2. Phase / fließende Umstellung

  • Installation des LVS und Nutzung des Systems im Rahmen der Ist–Prozesse im Soll-Zustand
  • Staplerfahrer werden bereits mit MDEs ausgestattet

3. Phase / Umsetzung Sollablauf

  • Umstellung aller Tätigkeiten auf beleglose Kommunikation (MDEs)

4. Phase / volle Integration

  • Inventur und damit Bestandshoheit des LVS

5. Phase / permanente Analyse

  • Datenanalysen per Management Information System (LVS-MIS) und damit die permanente Kontrolle der optimierten Lager Soll-Struktur

6. Phase / permanente Optimierung

  • Justierung der optimalen Soll-Struktur und Soll-Prozesse mit Unterstützung der LVS-MIS Funktionalitäten

Elektronische Ablage: Was ist so toll am Abheften?

Lochen, Abheften, Ordner schließen... dieser Dreiklang ist aus Speditionen offenbar nicht wegzudenken. Anders lässt es sich nicht erklären, dass die Branche trotz E-Mails, Telematik und elektronischer Zollabfertigung so viel Papier verbraucht wie eh und je. Die papierlose Spedition? Fehlanzeige! Dabei scheitert das Umsetzen dieser Vision nicht an mangelnden technischen Möglichkeiten, sondern sehr häufig bereits  „im Kopf“ der Mitarbeiter.

Technisch gibt es bereits seit Jahren diverse Lösungen, die die Menge an Papier reduzieren könnten: Online-Auftragserfassung, elektronische Auftragsübermittlung, Scannereinsatz bei Abholung und Zustellung, die elektronische Akte zum Archivieren und schnellen Auffinden sämtlicher Dokumente (E-Akte) und...und...und.

Es ist ja auch nicht so, dass die genanten Systeme bei den Speditionen nicht vorhanden wären. Dennoch erfreut sich das „Back-up-System Papier“ großer Beliebtheit. Oft wird der Wunsch des Kunden vorgeschoben, der angeblich nur die Papierform akzeptiert und dass eine Online-Auftragserfassung „nicht zumutbar“ sei.

Die Folgen sind weitaus teurer als man zunächst denkt: Denn neben den Kosten für Papier und Toner verursacht der Zellstoff Medienbrüche und damit das mehrfache Erfassen von Dokumenten in unterschiedlichen IT-Systemen. Ganz zu schweigen vom Zeit- und Personalaufwand für das Archivieren und Wiederauffinden der Informationen.

Die E-Akte ist hier ein nahe liegender und passender Schlüssel für einen konsequenten Einstieg in die papierlose Spedition. Mit der E-Akte können per Knopfdruck verschiedene Belege wie zum Beispiel Speditionsaufträge, Paletten- oder Lieferscheine, Rechnungen oder Gutschriften auftrags-, dossier- und kundenbezogen als PDF abgespeichert werden. Sie lassen sich so jederzeit und standortunabhängig ganz einfach finden und weiter verwenden.

Der Anwender selbst entscheidet, welche Dokumente zu welchen Vorgängen hinterlegt werden....und wenn der Kunde unbedingt will, kann er den als PDF übermittelten Beleg tatsächlich ausdrucken. Und Lochen. Und Abheften.