Elektronische Ablage: Was ist so toll am Abheften?

Lochen, Abheften, Ordner schließen... dieser Dreiklang ist aus Speditionen offenbar nicht wegzudenken. Anders lässt es sich nicht erklären, dass die Branche trotz E-Mails, Telematik und elektronischer Zollabfertigung so viel Papier verbraucht wie eh und je. Die papierlose Spedition? Fehlanzeige! Dabei scheitert das Umsetzen dieser Vision nicht an mangelnden technischen Möglichkeiten, sondern sehr häufig bereits  „im Kopf“ der Mitarbeiter.

Technisch gibt es bereits seit Jahren diverse Lösungen, die die Menge an Papier reduzieren könnten: Online-Auftragserfassung, elektronische Auftragsübermittlung, Scannereinsatz bei Abholung und Zustellung, die elektronische Akte zum Archivieren und schnellen Auffinden sämtlicher Dokumente (E-Akte) und...und...und.

Es ist ja auch nicht so, dass die genanten Systeme bei den Speditionen nicht vorhanden wären. Dennoch erfreut sich das „Back-up-System Papier“ großer Beliebtheit. Oft wird der Wunsch des Kunden vorgeschoben, der angeblich nur die Papierform akzeptiert und dass eine Online-Auftragserfassung „nicht zumutbar“ sei.

Die Folgen sind weitaus teurer als man zunächst denkt: Denn neben den Kosten für Papier und Toner verursacht der Zellstoff Medienbrüche und damit das mehrfache Erfassen von Dokumenten in unterschiedlichen IT-Systemen. Ganz zu schweigen vom Zeit- und Personalaufwand für das Archivieren und Wiederauffinden der Informationen.

Die E-Akte ist hier ein nahe liegender und passender Schlüssel für einen konsequenten Einstieg in die papierlose Spedition. Mit der E-Akte können per Knopfdruck verschiedene Belege wie zum Beispiel Speditionsaufträge, Paletten- oder Lieferscheine, Rechnungen oder Gutschriften auftrags-, dossier- und kundenbezogen als PDF abgespeichert werden. Sie lassen sich so jederzeit und standortunabhängig ganz einfach finden und weiter verwenden.

Der Anwender selbst entscheidet, welche Dokumente zu welchen Vorgängen hinterlegt werden....und wenn der Kunde unbedingt will, kann er den als PDF übermittelten Beleg tatsächlich ausdrucken. Und Lochen. Und Abheften.

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